<div dir="ltr"><div><br></div><div>  Hi,</div><div><br></div><div>  this is the email I will send participants in a couple of hours (around 19:30 CEST). Please, let me know if you would change anything.</div><div><br></div><div>  We have now a Zoom vanity URL (<a href="http://opensym.zoom.us">opensym.zoom.us</a>) for the conference... but now I cannot access my account :(. Let's see I can solve this before providing zoom meeting URLs.</div><div><br></div><div>  For the Steering Committee, finally we are going the business-as-usual way: Zoom + Slack. We did not feel experienced enough to use the free software alternatives at this time, and have not found propper support. It is a real pity, but we would have needed to test it properly to feel confident with it.</div><div><br></div><div>  regards, Gregorio</div><div><br></div><div>=====================================</div><span id="gmail-docs-internal-guid-313bccf2-7fff-cb84-1e5f-c42ef0a467db"><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Dear participant,</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">As OpenSym is approaching, we would like to provide some information about the logistics as it will be a virtual event. This is a new experience for all of us, and we will do our best to keep OpenSym as interactive as possible.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">OpenSym will take place on Wednesday 26th and Thursday 27th; you can find the detailed program on the website </span><a href="https://opensym.org/os2020/program/" style="text-decoration-line:none"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;text-decoration-line:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">https://opensym.org/os2020/program/</span></a><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">. Please keep in mind that the time listed on the website is UTC. Please use a time converter to find the respective time based on your time zone.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">As you will see in the program page, there is a preliminary version of the proceedings already online. These proceedings will be published by ACM soon.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">We have created a YouTube playlist with all the teasers of the papers. The most liked teaser will receive an award in the social event on Wednesday! Find it at: </span><a href="https://www.youtube.com/playlist?list=PL35_eGzSGQbzWYWZxIg4X7ZBXb3MvgtUZ" style="text-decoration-line:none"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;text-decoration-line:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">https://www.youtube.com/playlist?list=PL35_eGzSGQbzWYWZxIg4X7ZBXb3MvgtUZ</span></a></p><div><br></div><div><span id="gmail-docs-internal-guid-b73b9893-7fff-80f7-ac77-c57094780194"><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Twitter: please, use the #opensym2020 hashtag on Twitter to refer to the conference.</span></p></span></div><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"><br></span></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">OpenSym will use two platforms; Zoom and Slack. All presentations will take place on Zoom. All your questions and social interactions will take place on Slack. You can join the OpenSym-2020 slack channel by using the following link: <a href="http://opensym2020.slack.com">opensym2020.slack.com</a>. After registering, feel free to introduce yourselves in the #whoami channel.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Sessions: Authors will present their papers live on Zoom. If something goes wrong, a pre-recording will be played. Each presentation will last 10 minutes and afterwards, 5 more minutes will be dedicated for QA of the presented paper. There will be some time at the end of the session for discussion as well. Sessions will be led by Session Chairs, who will be in charge of managing the Q&A (see below for more on this). Zoom links will be sent soon.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">If you want to test the environment, we will have a small “reception” tomorrow Tuesday from 12 to 14 UTC. You can join anytime in this timespan, just to say hi and talk with the organizers. We will send the Zoom link soon.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Please use your real names when registering to identify yourselves. Also, we strongly recommend to also attach a photo to your profile; associating a face to a name encourages online interactions. Please respect your peers, be inclusive and kind in the communication channels.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">We have the pleasure to have Rishab A. Ghosh being our keynote speaker for OpenSym 2020 on August 26th 16:00 UTC. The keynote speech, as all the other talks, will be live on Zoom and then QA will follow.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">After the keynote, we will have a social event. We will use Mozilla Hubs, a virtual 3D room. Further instructions, including the URL, will follow (and be given before and after the keynote talk as well). You only need a web browser to participate.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">QA during OpenSym keynotes/sessions: </span></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">To address the challenges posed by the online setting, here is how QA will work:</span></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">During the presentation, you can post your questions on the dedicated Slack channel - there is one Slack channel per paper. We encourage you to use emojis (like thumbs-up) to indicate that you also have the same question or you would like the question to be asked. If your question is not already listed in the channel, please post your question. After each presentation concludes, the session chair will ask the questions to the authors of the paper, starting from the most popular questions that gathered most reactions.</span></p><br><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Having a virtual OpenSym poses challenges, but we strongly believe that we can have a successful and interactive event!</span></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"> </span></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Best regards,</span></p><p dir="ltr" style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-size:11pt;font-family:Arial;font-variant-numeric:normal;font-variant-east-asian:normal;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Gregorio (General Chair of OpenSym 2020, in the name of all the Organizing Committee)</span></p></span><div><br></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr">Gregorio Robles<br>Universidad Rey Juan Carlos <br>Campus de Fuenlabrada (Madrid), España<br><a href="mailto:gregorio.robles@urjc.es" target="_blank">gregorio.robles@urjc.es</a> | <a href="http://www.urjc.es" target="_blank">www.urjc.es</a> | @URJC |</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>